答辩委员会设秘书一名，答辩秘书参加答辩工作全过程并对答辩过程中答辩委员的提问、答辩人的回答及答辩委员会决议等情况做客观、详细的记录。答辩秘书没有表决权。具体工作如下：

　　1、答辩前秘书在教务系统内送审论文，并请评阅人在规定的时间（7-14天）返回评审意见，详细操作说明见附件1。

　　2、为保证视频会议取得良好效果，答辩秘书须提前三天将学位论文（PDF格式）电子版、评阅书电子版、汇报PPT等材料发给所有答辩专家。《学位论文评阅书》、《学位论文答辩申请书》等可使用电子签名或邮件审批。

　　3、学位论文答辩程序提前一天发至答辩委员会主席邮箱。

　　4、答辩前一天需要准备好论文答辩情况和授予决议书电子版文件，答辩现场进行准确完整的记录，可以使用电子签名（提醒答辩专家准备）进行签字，答辩表决票提前一天发至答辩专家邮箱备用。答辩休会时，及时整理答辩记录，决议，收集表决票。会后将答辩会材料整理齐全后发至ship@itp.ac.cn邮箱。

　　5、答辩秘书需要提前收集论文评阅人和答辩专家的信息，负责答辩结束后论文评审费和答辩费（所外及离退休评委）的财务报销工作。（相关表格见附件2）