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研究人员因公出访申办流程(更新)
2012-03-28  【 】【打印】【关闭

下述文档如有不清楚的地方,欢迎随时询问科研处汪彦(办公地点:新楼312办公室,电话:62582398)。

1、出国及赴港澳地区

自2011年1月1日起,研究所向科学院申报的出国以及赴港澳地区的因公出访不再使用公文的形式,而是通过院ARP系统进行上报审批。之前使用的纸质《因公出访申请表》停止使用,各位老师出访前无需填写此表,而是直接登陆ARP系统,填报出访信息,之后的审批流程也全部在网上进行。申报流程说明如下:

1. 在地址栏中输入http://arp.itp.ac.cn登录ARP系统;(或点击所主页右下角“常用链接”下“ARP系统”链接登录)用户名和密码与网上报销时用的相同。

2. 点击上方主菜单中的“国际合作”,左侧将展开国际合作各模块;

3. 点击左侧“出访交流”文件夹,选择相应的出访大类:
出国(境)访问:申请填报→新建→右侧将进入新页面,选择出访类型后点击确定按钮,填写所需信息,填写过程中随时可以点击“暂存”按钮保存信息。

4. 填写完整后点击“提交”按钮,提交至室主任审批。

注意事项:

(1)项目名称填写示例:参加XX国际会议,进行XX领域的合作研究

(2)填写“出访国家(地区)”时,先点击“增加”按钮,点击后会多出一行,然后,点击“国家”列下面的空格会出现一个对话框,直接填写“所属国家”即可;

(3)是否建交:不确定是否建交的可以去外交部网站查询建交国家一览表(链接:http://www.fmprc.gov.cn/chn/pds/ziliao/2193/ ),出访香港和澳门地区的此栏选空。

(4)邀请人信息,出访目的、任务及对本单位的意义:一定要填写完整,否则会影响护照签证的办理或者被退回。其中邀请人信息中,姓名、职务、单位名称要写中、英文;地址和电话英文即可。

(5)经费来源:请根据邀请信中注明的情况填写经费来源,可多选。多选时系统跳出的“备注”框为必填项,以注明经费分担情况。若需要由本人课题提供国外住宿费、伙食费等相关费用时,与原来相同仍须另外填写纸质版《理论物理所因公临时出国人员相关费用开支预算表》(http://www.itp.cas.cn/hzjl/cf/ 可下载),在提交出访审批材料的同时交科研处。

(6)职务:无职务的填写“无”。

(7)如果填写后不想立即提交,可暂存,下次进入系统时可在“暂存”中查看、修改、提交。

(8)切记:最后资料上报院里时,只有提交日期距“离境日期”大于12天,才能上报成功。另外,研究所内审批还需一定量时间,请尽早申报。

(9)附件包括邀请信、出访日程安排等。因我在审核出访申请时无权删减在之前环节上传的附件,无法进行一些必要的修改,所以请各位老师将附件文件发至我邮箱 wangyan@itp.ac.cn,由汪彦代为上传。

(10)为避免因室主任在外出差而无法及时审批的情况发生,请各位老师在将申请提交至室主任之前,先与室主任联系,确保室主任能够尽快审批,否则请跳过“室主任审核”环节,直接提交至“国际合作主管审核”(菜单栏上方“流程→点击“国际合作主管审核”)。

2、赴台

赴台湾地区的因公出访仍然跟以前一样,使用纸质公文进行申报,具体申报流程如下:

1. 登陆http://www.itp.cas.cn/hzjl/cf/ 下载“因公出访申请表”;

2. 填写“因公出访申请表”,特别注意注明出访经费来源。申请人所在研究室主任签字后连同邀请信复印件一起交至科研处。

3. 科研处审核并报所领导审批,领导签字同意后,科研处向科学院报批。

注意事项:

(1)按出访活动类型的不同,需要台方提供的材料分别如下:

一般学术交流或参加两岸学术会议:台方邀请函(中文)、在台行程安排、台湾地区旅行证复印件、大陆全体参会人员名单(出席两岸会议)。

合作研究:台方邀请函(中文)、双方合作协议、在台行程安排、台湾地区旅行证复印件。

参加国际会议:台方邀请函、会议日程安排、全体参会人员名单、会议承诺书、在台行程安排、台湾地区旅行证复印件。其中会议日程安排与全体参会人员名单可从会议网站上下载。

(2)因赴台审批时间较长,请提前2-3个月将材料交至科研处。

(3)若需要由本人课题提供当地住宿费、伙食费等相关费用时,与原来相同仍须另外填写纸质版《理论物理所因公临时出国人员相关费用开支预算表》(http://www.itp.cas.cn/hzjl/cf/ 可下载)交科研处。

 

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