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公务卡管理及报销单填制注意事项
2010-04-27  【 】【打印】【关闭

公务卡管理及报销单填制注意事项

1、公务卡结算报销只是结算方式上的转变,它不改变我所现有的财务管理制度和报销审批程序,举办会议、采购设备等需事前审批的业务仍应按照我所财务管理制度的相关规定事先履行审批手续,否则不予报销。

2、持卡人刷卡消费后应及时向财务部门申请办理报销手续,一般应在公务支出发生后15日内提交财务报销。

3、持卡人应妥善保管好发票和公务卡刷卡凭证,以备日后报销。刷卡凭证作为该笔业务通过公务卡结算的有效证明,应视同发票管理。如刷卡凭证缺失,则财务部门无法通过“中央预算单位公务卡支持系统”对该笔业务进行维护,故无法将其认定为公务卡结算支出给予报销。

4、填写网上报销凭单时一定要严格按照实际结算方式,如支票、现金、银行卡、汇款等选择报销单上的结算方式。

5、除支付评审、讲课等劳务费的报销单选择现金结算方式外,其他的费用支出如一般性的会议、出差等,原则上不得选择现金结算方式。

6、选择银行卡结算方式时,如果是公务卡支出,费用实际由谁的公务卡支出,填写报销单时就写谁的公务卡信息,报销后将报销款项还入谁的公务卡,否则产生罚息等后果由报销人个人承担;如果是现金支出,填写报销单时填写收款人工资卡信息,报销款项打入报销单上填写的工资卡上。

7、报销人应按结算方式的不同,将公务卡支出的报销单据与现金、支票支出的报销单据分开填写单独粘贴,每笔公务卡刷卡支出应在报销单上填写一行(一笔刷卡支出由多个课题承担的除外)。发票与刷卡凭证要配对粘贴(刷卡凭证在前),多张刷卡凭证对应一张发票的,以及多张发票对应一张刷卡凭证的,也应按顺序粘贴好(刷卡凭证在前),并在发票或刷卡凭证右上角注明。发票与公务卡刷卡凭证、报销单金额应严格相符,如出现差异则只能以金额小者为准给予报销。

理论物理所财务室

2010年2月28日

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